Как быстро отправить на подпись важные документы через Wondershare Document Cloud

Хотя офисная рутина во многом изменилась, мы по-прежнему вынуждены работать с гигантским количеством документов — правда, из бумажного формата они преимущественно переехали в электронный. Облачный сервис Wondershare Document Cloud позволяет удобно организовать работу с документами с возможностью просматривать, подписывать и пересылать нужные файлы буквально на ходу.

photo_2021-04-12 10.37.18

Что умеет Wondershare Document Cloud

Вот главные фишки сервиса:

  • Работа производится в браузере, установка приложения не требуется: можно быстро получить доступ к своим файлам с любого устройства (ПК на любых операционных системах, смартфоны и планшеты на Android и iOS), которое у вас под рукой.
  • Можно загружать несколько документов одновременно, а не заливать весь свой архив по одному файлу за раз.
  • Возможность автоматизированной отправки документов на подпись нескольким людям по цепочке с отслеживанием прогресса.
  • Вы сами настраиваете, какое уведомление на электронную почту получат пользователи, от которых вам нужна подпись (тема, текст письма, логотип компании).
  • Удобная система, позволяющая видеть, на каких стадиях подписания находятся ваши документы, и что требует вашей подписи прямо сейчас.
  • Создание разных видов подписей (печатная или графическая) и их импорт из других программ: не нужно задавать подпись каждый раз заново.
  • Библиотека готовых PDF-шаблонов для разных видов документации.
  • Полная синхронизация с PDFelement Pro DC (аналог Adobe Acrobat DC от того же разработчика): вы можете открывать в PDFelement документы из облака, а также отправлять файлы и запрашивать подписи в Document Cloud, не выходя из редактора PDF. 

Как пользоваться сервисом

Первым делом нужно перейти на официальный сайт Wondershare Document Cloud. Зарегистрируйтесь через электронную почту, после чего нажмите кнопку To Cloud на главной странице.

Снимок экрана 2021-04-11 в 14.18.43

Откроется стартовая страница, на которой видны все текущие документы, требующие вашего внимания. Снизу будут доступны все загруженные файлы, а также кнопка для загрузки новых документов.

Снимок экрана 2021-04-12 в 10.39.55

Любой загруженный документ вы можете комментировать, добавлять в него рисунки и выделять текст. Также можно скачивать файлы на компьютер и отправлять их по электронной почте. Разработчики предусмотрели и возможность создания ссылки, которую можно отправить в любом мессенджере, если email по какой-то причине не подходит. Можно настроить, сможет ли получатель комментировать документ, а также настроить срок, после которого ссылка перестанет быть активной.

Снимок экрана 2021-04-11 в 14.36.15

Возможности создавать документы с нуля здесь нет: предполагается, что для этого вы будете пользоваться специализированными программами вроде PDFelement Pro DC. Если вы работаете в международной компании и ведете документацию на английском языке, сэкономить время помогут готовые шаблоны для самых разных видов документов с оформленной заранее разметкой.

Как отправить документы на подпись

Как уже говорилось, главное преимущество сервиса — возможность быстро передавать документы на подпись коллегам. 

У вас есть две опции: либо разослать всем один и тот же файл и получить в нем все подписи в выбранном вами порядке, либо отправить независимые копии, на каждую из которых вам нужна подпись одного человека. Второй способ особенно полезен для типовых договоров, листов ознакомлений и прочих документов, которые оформляются по одному шаблону и требуют подписи большого числа людей.

Чтобы отправить один файл, на котором требуется несколько разных подписей, загрузите его в Wondershare Document Cloud и откройте. В меню справа выберите пункт «Отправить на подпись».

Снимок экрана 2021-04-10 в 20.10-

Вы можете выбрать, в каком порядке люди будут подписывать документ, если порядок ознакомления имеет значение. После этого будет возможность настроить уведомление, которые получат выбранные пользователи, включая текст и тему письма и даже корпоративный логотип.

Снимок экрана 2021-04-10 в 20.11-

Далее откроется редактор, в котором нужно настроить активные поля документа, чтобы получатели смогли быстро увидеть, где требуется их внимание и какие данные необходимо указать (имя, компания, должность, подпись). Можно добавить свои варианты полей, если предустановленных недостаточно.

Снимок экрана 2021-04-10 в 20.21.55

Настройте активные поля для каждого подписанта и нажмите «Отправить на подпись», чтобы отослать документ первому получателю из заданного списка. После того, как он поставить подпись, документ перейдет к следующему — и так далее, пока не будут получены все подписи.

Чтобы разослать независимые копии, каждая из которая требует подписи от разных людей, выберите вариант «Массовая отправка». 

Снимок экрана 2021-04-10 в 20.06-

Работает это примерно так же, как и в прошлом случае, но каждый пользователь получит свою копию, так что порядок не имеет значения: письма всем придут одновременно. В остальном настройки те же самые: вводите получателей, затем обозначаете, где должен подписаться каждый (но, в отличие от первого случая, здесь все получатели будут подписываться в одном месте, поскольку документы индивидуальные). Также можно настроить место для вашей подписи.

Снимок экрана 2021-04-10 в 20.07

После этого следить за перемещениями документа можно на главном экране.

Как подписывать документы

Wondershare Document Cloud позволяет не только запрашивать подписи у других, но и подписывать документы самостоятельно. Это может быть полезно при написании заявлений или служебных записок, а также утверждения документов, на которых поставили подписи ваши коллеги. Для этого откройте главную страницу: в разделе «Ожидают меня» будет отображаться, какие файлы требуют вашего внимания.

Снимок экрана 2021-04-12 в 10.40.55

Нажмите на кнопку «Подписать» рядом с названием нужного документа.

Снимок экрана 2021-04-12 в 10.41.42

В документе найдите синее поле и кликните на него. Откроется редактор подписи, в котором можно создать печатную или рисованную подпись: в дальнейшем ее можно будет использовать повторно, чтобы не тратить время на ручной ввод каждый раз. Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить выбор.

Снимок экрана 2021-04-10 в 20.30-

Готово: вы подписали документ всего за пару секунд! Убедитесь, что вас все устраивает, и нажмите «Отправить подпись», чтобы документ пошел следующим получателям или переехал в папку «Готово».

Снимок экрана 2021-04-10 в 20.07-

Сколько это стоит

Сейчас разработчики предлагают скидку 50% на доступ к полной версии сервиса, которая расширяет хранилище до 100 ГБ вместо стандартных 1 ГБ. Так, индивидуальная подписка на квартал (3 месяца) будет стоить всего 9.99 долларов, год — 29.99. Также есть корпоративная подписка по цене всего 39.99 долларов за сотрудника в год. Она добавляет полезные функции для командной работы, включая возможность назначать администраторов, управлять рабочим пространством, делиться шаблонами и собирать статистику.

Screenshot 2021-04-10 at 01.45.02

Кроме того, можно подписаться на набор из двух сервисов: Wondershare Document Cloud и PDFelement Pro DC, который мы упоминали выше. Год персональной подписки стоит 99.99 долларов, командной — 109.99. Для компаний на 20 и более сотрудников разработчики предлагают индивидуальные решения по запросу.

Сомневаетесь, что вам нужна подписка? Нажмите на кнопку Free Trial, чтобы опробовать возможности сервиса бесплатно и решить, нравится вам или нет.

Итоги

Это полезный сервис, объединяющий в себе облачное хранилище и мощный инструмент для работы с подписями. Также стоит отметить наличие русской версии интерфейса: это особенно важно для работы в команде, где не все участники могут знать английский. Тарифы достаточно доступные как для индивидуального, так и для корпоративного использования, а бесплатная пробная версия позволит проверить Wondershare Document Cloud перед покупкой лицензии.

Оцените пост
[всего: 1 рейтинг: 4]

Комментарии

Добавить комментарий